Quel sera l’impact de la loi ALUR, en particulier du décret du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et mises en demeures publié au JO le 23.10.2015, sur les délais de convocations des assemblées générales ?
Le décret daté du 21 octobre 2015, entré en vigueur le 24 octobre 2015 a inséré trois nouveaux articles dans le décret du 17 mars 1967.
Les modalités de notifications et de mises en demeures par voie électroniques sont fixées par les articles 64-1 à 64-4 du décret du 17 mars 1967
Le décret daté du 21 octobre 2015 renvoie par ailleurs à une disposition prévue par la loi ALUR, qui impose le consentement exprès du copropriétaire ainsi qu’au décret du 2 février 2011, qui cadre les modalités d’envoi électronique.
Le décret qui est d’ordre général prévoit la possibilité pour le destinataire d’une notification électronique de refuser pendant un délai de 15 jours la réception du document.
Cette possibilité de refus semble laisser la porte ouverte à des interprétations concernant le délai de convocation des assemblées générales
En effet d’aucuns avancent que le délai de convocation de l’assemblée générale par voie électronique passerait de 21 jours à 36 jours alors que d’autres soutiennent que cette disposition n’a pas d’incidence sur le délai de convocation de l’assemblée générale.
1) le nouveau délai de convocation des assemblées générales de 36 jours.
L’article 3 du décret du 2 février 2011 précise que le destinataire d’un courrier électronique doit recevoir un premier avis lui indiquant l’envoi d’une lettre recommandée électronique (LRE).
Le destinataire dispose alors d’un délai de 15 jours pour accepter la lettre électronique ou la refuser.
Pour les partisans du nouveau délai de 36 jours, cet éventuel refus devrait s’analyser comme le refus de la distribution par voie électronique.
Aussi une LRE refusée devrait alors être à nouveau complétée par l’envoi d’une lettre RAR classique.
Par ailleurs, prenant en compte, l’article 9 du décret du 17 mars 1967 qui précise que la convocation d’assemblée générale doit être adressée au minimum 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale, il aurait été déduit que pour respecter les délais règlementaires, et éviter de voir la responsabilité du syndic engagée à défaut, que le délai de convocation soit porté à 36 jours à savoir 15 jours de délai pour le refus auxquels s’ajoutent le délai d’ordre public de 21 jours règlementaires.
2) Le maintien du délai de convocation des assemblées générales de 21 jours
Les partisans du maintien de délai de convocations des assemblées générales de 21 jours estiment qu’il est incohérent de prévoir un délai supplémentaire de 15 jours pour que le copropriétaire s’exprime sur son acceptation ou son refus à recevoir la convocation par voie électronique, étant donné qu’il a déjà donné son consentement préalable
La loi ALUR a introduit un article 42-1 dans la loi du 10 juillet 1965 prévoyant désormais la possibilité de notifier par voie électronique à partir du moment où le copropriétaire aurait adressé de façon exprès son consentement :
Ainsi, le syndic ne peut envoyer une notification électronique, que s’il s’est assuré au préalable d’avoir obtenu, en amont de l’envoi, le consentement exprès du copropriétaire
Par ailleurs, il est précisé que le décret du 20 octobre 2015 règlementant la notification électronique en copropriété a même prévu une procédure spécifique pour donner au copropriétaire la possibilité de revenir sur son consentement.
Aussi ces dispositions spéciales selon les partisans du maintien de délai de convocations des assemblées générales de 21 jours, écartent toute ambigüité sur l’acceptation du copropriétaire de recevoir la convocation d’assemblée générale par voie électronique.
De plus, l’article 64-3 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 20 octobre 2015 précise : « Les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique dans les conditions définies à l’article 1369-8 du Code civil. Dans ce cas, le délai qu’elles font courir a pour point de départ le lendemain de l’envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique prévu au premier alinéa de l’article 3 du décret n°2011-144 du 2 février 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat. »
Le délai règlementaire précité court donc, à compter du lendemain de la notification de l’envoi électronique, précisant bien que les 15 jours prévus dans l’article 3 du 2 février 2011, correspondent à la période pendant laquelle le copropriétaire peut ou non télécharger sa convocation notifiée par voie électronique.
De plus, il a été fait remarquer que ni le décret du 3 février 2011, ni celui du 20 octobre 2015 n’imposent de renvoyer le courrier sous format papier ; même en cas de refus du copropriétaire d’accepter le recommandé électronique durant le délai de 15 jours.
Pour ma part, bien que n’étant pas un spécialiste de la dématérialisation dans la copropriété, thème qui sera traité par d’éminents spécialistes lors du prochain colloque sur la copropriété du 25 Mars 2016 à la Colle sur Loup dans les Alpes Maritimes, intitulé “La copropriété à l’épreuve des lois ALUR et Macron”, avec une énorme surprise concernant la présentation d’une application révolutionnaire pour les professionnels de la copropriété, je ne vois pas ce qui justifierait que le délai de convocations des assemblées générales passe de 21 à 36 jours.
Et vous qu’en pensez vous?
Quels seraient selon vous les arguments qui justifieraient de l’augmentation de ce délai?
Votre avis m’intéresse, merci de me le faire connaitre en laissant votre commentaire au bas du présent article.
18 Comments on “Le nouveau délai de convocation des assemblées générales”
L’envoi de la convocation par lettre électronique fera des économies aux copropriétaires et sera plus rapide qu’un courrier par la Poste. Donc je suis entièrement d’accord par ce genre d’envoi (vivons avec notre temps)
C’est très bien, mais peu de syndic déduise l’envoi par électronique au copropriétaire consterné ou lui propose !
Il ne faut pas omettre la dernière phrase de l’article 3 du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 : » Le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique « . Le destinataire ne peut donc pas savoir qu’il s’agit d’une convocation d’assemblée pour laquelle il aura effectivement donné son accord au syndic.
Par ailleurs l’alinéa 2 précise que » le tiers chargé de l’acheminement envoie la LRE dès l’acceptation par le destinataire « . Il y a sans nul doute un défaut de cohérence entre les textes puisque cet alinéa ne prend pas en considération l’accord déjà donné par le copropriétaire.
Il faut aussi prendre en considération l’option éventuellement faite par le copropriétaire donnant accord au syndic de recevoir la convocation en format papier.
Il faut enfin prendre en considération les délais d’exécution par les différents intervenants qui demeurent inconnus. On peut craindre qu’à défaut d’être de 36 jours le délai ne soit supérieur à 21 jours. Sur ce point, au sein des cabinets, l’avis des exécutant(e)s ne peut pas être négligé.
Personnellement j’ai tenté d’expliquer le souci la semaine passée lors d’une AG d’une copropriété de 260 lots, avec 65% de présents et représentés… et vu la complication, ils m’ont dit qu’on passait à la résolution suivante, personne n’a voulu me donner son accord pour l’envoi par e-mail ! C’était réglé en 20 secondes.
Si c’est comme cela à toutes les AG, on aura vite fait le tour du sujet.
Pour notre part nous collectons désormais les accords, car nous pensons que cette difficulté sera précisée et le doute levé rapidement. Une question: aurons nous le droit de récupérer sur nos syndicats le coût de la Lre avec certitude? Car ce ne sont pas des frais postaux, mais une prestation que nous paierons à un tiers….
Stéphane
Oui, c’est la raison pour laquelle les dispositions (décret du 26 mars 2015) sur le contrat de syndic prévoient les frais d’acheminement et non les seuls frais postaux. « L’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés. «
Pour ma part, je n’ai pas trouvé dans le texte l’obligation pour le copropriétaire d’avoir une véritable « identité numérique ». Je ne pense donc pas qu’il faille une signature numérique ou un double niveau de sécurité (envoi d’un code par SMS). Simplement le tiers qui achemine le courrier a l’obligation de certifier l’envoi et la réception, ce qui suppose qu’il soit, lui, accrédité. C’est une contrainte supplémentaire en terme d’intervenants sur le marché.
Sans compter bien sûr la problématique des délais, qui fait que l’envoi électronique présente pratiquement les mêmes inconvénients que la bonne vieille méthode de l’émargement. Dommage….
Pour le copropriétaire que je suis, il y a de quoi être très mécontent.
Beaucoup de lettres recommandées sont retirées à la poste contre remise par le facteur d’un avis de passage ou l’identité de l’éxpéditeur ne figure pas
Quand on achète un logement en copropriété on sait, en signant l’acte, qu’on est soumis aux lois et décrets concernant la copropriété.
Si laisser le choix aux copropriétaires de recevoir les convocations aux assemblées par voie electronique ou par LRAR sur support papier, doit porter le délai de convocation à 36 jours , c’est une absurdité.
Si le copropriétaire X…..demande à être convoqué par éléctronique, c’est son choix volontaire et il doit s’attendre à recevoir les convocations par ce système.
S’il préfère refuser de retirer les lettres recommandées qu’il recoit, c’est aussi son choix , qu’il conserve donc la voie postale.
De toutes façon, il existe pour tous des possibilités de contester les décisions d’une assemblée générale de copropriété.
N’oublions pas la nécessité pour le copropriétaire de disposer d’une identité numérique, la seule adresse électronique ne suffisant pas.
Posséder une identité numérique (ie un certificat de signature électronique) est en effet le meilleur moyen d’accuser réception d’une LRE.
Pour ceux qui n’en possèdent pas (la majorité d’entre nous… puisque le projet de Carte Nationale d’Identité Electronique a été enterré en octobre 2012), les Opérateurs de LRE fournissent des moyens de signatures indirects, par boucle SMS, par exemple.
Ceci se pratique en situation d’achat en ligne.
Pourquoi permettre à ceux qui ont donné leur accord par écrit auprès du Syndic, la possibilité de se rétracter ? Toute signature apposée sur un document doit être murement réfléchie.
Une fois de plus une chose qui devrait simplifier la communication et faire baisser les charges devient une nouvelle usine à gaz. Il faut s’attendre à une augmentation des honoraires car le Syndic devra traiter de nombreux cas particuliers et donc passer plus de temps sur un acte qui semble simple à la base :
-copropriétaire qui ne reçoit les convocations que par courrier,
-copropriétaire qui a donné son accord et accepte la LRE,
-copropriétaire qui a donné son accord mais n’a pas donné une bonne adresse mail, donc modifier sa fiche et lui renvoyer en papier.
-copropriétaire qui a donné son accord et n’accepte pas la LRE, donc modifier sa fiche et lui renvoyer en papier.
Mesdames, messieurs qui écrivez ces textes, venez passer un jour ou deux dans nos cabinets pour voir la vrai complexité de notre métier.
Je suis un « petit » Syndic de province où la moyenne des appartements est de 8,9 par immeuble. Vous comprendrez bien qu’il me faut pour vivre un grand nombre d’immeubles à gérer, ce qui engendre une multiplication de ces actions particulières. J’envoie déjà par mail à mes clients qui me l’ont demandé les appels de provisions et de fonds et à chaque fois je dois établir une liste pour savoir qui a autorisé et qui ne l’a pas fait, il faudra donc encore multiplier les actions. J’informe déjà mes clients sur la possibilité de la LRE mais je ne m’étends pas sur le sujet car il n’y a qu’une minorité qui semble intéressée.
Bonjour,
En tant que Co propriétaire et Gestionnaire de copro depuis 3 semaines ; je trouve cette mesure pertinente.
La génération suivant ne vivra qu’au travers de la dématérialisation donc il est nécessaire d’anticiper.
Malheureusement à les lire les différents articles ; c’est encore une fois une usine à gaz.
Est il possible de faire simple ?
Pour ma part, je vais sensibiliser les copropriétaires notamment les petites copro.
Une lettre recommandée électronique a-t-elle une valeur légale ?
Vérifié le 10 juin 2015 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre), Ministère en charge de la justice
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Dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat, alors que l’envoi d’un courrier en recommandé avec avis de réception est exigé pour constituer une preuve de l’envoi, il est possible d’effectuer cette formalité par voie électronique, sous certaines conditions.
Une lettre recommandée électronique n’est pas nécessairement liée au fait que le contrat ait été conclu de façon électronique : elle est applicable à tout contrat, quelle que soit la forme de sa conclusion.
Pour être juridiquement valable, l’envoi d’une lettre recommandée électronique doit remplir les conditions suivantes :
le tiers chargé de l’acheminement doit garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur,
si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu,
les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables,
un avis de réception doit être adressé à l’expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.
Le tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant 1 an ces informations, ainsi que
le document original électronique
et son empreinte informatique.
L’expéditeur peut y avoir accès pendant 1 an.
Avant l’envoi, le tiers chargé de l’acheminement du courrier doit informer le destinataire, par courrier électronique qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu’il a la possibilité, dans un délai de 15 jours à partir du lendemain de l’envoi de cette information, de l’accepter ou de la refuser.
En cas de refus (de la part uniquement d’un particulier), le tiers doit alors convertir le document électronique en version papier et faire remettre la lettre imprimée à l’adresse du destinataire sous forme d’un courrier recommandé « classique ».
Le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique.
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Code civil : article 1369-8
Décret n°2011-144 du 2 février 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat.
Bref……y a encore du boulot….
C’est une description parfaitement détaillée, mais qui appelle deux remarques :
1. issu d’une fiche présente sur service-public.fr, le paragraphe qui dit que « En cas de refus (de la part uniquement d’un particulier), le tiers doit alors convertir le document électronique en version papier […] » est formulé de façon ambiguë. Le « refus » dont on parle est à opposer à « l’accord du destinataire non professionnel »… il ne correspond pas au « refus » de la LRE une fois qu’elle se présente à lui alors qu’il avait donné son accord pour recevoir cette forme dématérialisée. En effet, dans ce cas de refus, l’obligation du tiers est seulement d’aviser l’émetteur du refus (cf. Article 3 du Décret 2011-144).
2. Oui c’est du boulot… mais c’est disponible et ça marche déjà auprès des assureurs, des notaires, des avocats, des marchés publics pour les collectivités, des services de recouvrement des entreprises, des experts immobiliers, etc…
Un décret spécifique « copropriété » était nécessaire ; c’est chose faite depuis le 21 octobre 2015.
la dualité des modes de distribution (électronique / papier) induit-elle un risque dans le calcul du délai de prévenance ?
La LRE définie par l’Art 1369-8 du Code Civil décrit dans son décret d’application 2011-144 les modalités à mettre en œuvre pour l’envoi de notifications et mises en demeure en copropriété, en application du décret 2015-1325.
Une LRE est distribuable par voie électronique ou par voie imprimée.
La première modalité est décrite dans l’article 3 du décret 2011-144.
La seconde modalité est décrite dans les articles 4 et 5 du même décret.
Distribution par voie électronique : cas du refus
Il n’y a pas de « passerelle » entre les deux modes : si une LRE est distribuable par voie électronique, moyennant l’accord exprès du copropriétaire constitué antérieurement à son envoi, ce dernier n’aura pas d’autres alternatives que de l’accepter, la refuser, ou la négliger. L’AR retourné au syndic (s’il en a fait la demande) sera porteur d’une de ces trois indications : réception, refus, non réclamé.
L’article 3 du décret 2011-144 décrit intégralement cette éventualité.
A noter que le refus de Lettre Recommandée est une pratique (non réglementée) en usage depuis toujours à La Poste : le destinataire, à qui la lettre recommandée est présentée à son domicile, ou au bureau de poste s’il est venu la réclamer, peut prendre connaissance de sa provenance et décider de la refuser. Le retour de la lettre à l’émetteur portera la mention de ce refus… ce qui n’a que très rarement d’effet de droit.
Ainsi le refus de la LRE par copropriétaire, avisé comme il se doit par le Tiers chargé de son acheminement est simple et définitif ; en aucun cas, ce n’est une demande de présentation à refaire sous forme imprimée.
Demande par le copropriétaire d’une distribution sous forme imprimée
Cette possibilité est ouverte à tout destinataire par l’article 4 du décret 2011-144.
Le copropriétaire peut-il alors « en jouer » contre la distribution électronique, et contre le calcul des délais de prévenance nécessaires à la convocation d’un AG ?
La réponse se trouve dans le processus réel de traitement d’une telle demande : ce n’est pas le Tiers chargé de l’acheminement que prendra la décision de re-matérialisation et distribution sous forme imprimée. La demande de distribution sous forme imprimée sera nécessairement soumise au syndic, pour qu’il accepte le surcoût généré par cette opération.
Le copropriétaire « capricieux » est alors piégé dans sa propre contradiction : le syndic détient l’accord exprès de ce copropriétaire pour une distribution sous forme électronique, accord en cours de validité au moment de l’envoi de la LRE. Cet accord, acquis formellement en AG ou exprimé en recommandé par le copropriétaire préalablement à l’envoi de la LRE prévaut à une simple demande ultérieur de distribution sous forme imprimée. Le syndic n’a pas à accepter cette demande, qui risquerait de générer un recalcul des délais de prévenance.
Le changement de position du destinataire relatif au mode de distribution, pour être opposable au syndic, doit être notifié par recommandé (papier ou électronique) et ne prend effet qu’au lendemain de la réception de ce recommandé. Le syndic dispose d’ailleurs, lui aussi, du droit de laisser courir le délai de 15 jours après première présentation, avant de réceptionner ce recommandé.
Conclusion
Ainsi, l’envoi de la LRE par voie électronique est fiable, et les délais qu’elle fait courir ne peuvent être remis en cause. L’électronique est même un léger facteur de réduction du délai lors d’un envoi tardif (fin de journée ou fin de semaine) qui pourra être pris en compte de façon immédiate.
Bonjour,
Je partage votre position concernant ce débat qui n’a pas de réel fondement quand on analyse précisément les différents textes.
Par contre, concernant l’option de la réception papier, ne pensez vous pas que là il y a matière à prévoir un délai rallongé ?
Je n’ai pas vu beaucoup de discussions là dessus et cela me surprend.
le recommandé électronique ne concerne que le propriétaire qui à souscrit à ce mode de convocation. Lorsque je reçois mon recommandé par LAR comment puis-je calculer le délai de 21 jours en ignorant la date d’envoi par le Syndic de courrier LRE? Il lui est possible de me raconter n’importe quoi!
ATTENTION A FONCIA je n’ai JAMAIS donnée mon consentement pour un courrier Electronique et ils me l’ont imposée! de plus je n’ai JAMAIS reçue d’Email de la part de FONCIA pour me dire que j’avais ça dans mon espace, je savais que cela allé tomber dans ces eaux la , pas de nouvelles impossible de se connecter a mon espace Foncia je vois un voisin qui me dit qu’il y a eu AG et là comme par hasard j’arrive à me connecter,zero notifications pour cette AG je leurs fais un courrier recommandé et la comme par hasard réponse de Foncia et mail de l’AG passée qui apparaît vous y croyez vous?