Comment réussir la mise en copropriété d’un immeuble neuf

La mise en copropriété d’un immeuble neuf est un domaine relativement complexe du monde de la copropriété car il ne concerne pas seulement le droit de la copropriété, mais également le Code civil ainsi que le Code des assurances qui définissent les responsabilités des promoteurs, des entreprises de construction et les garanties qui s’appliquent.

Par ailleurs une certaine confusion subsiste entre les compétences du syndic et celle du promoteur à l’origine de la construction et de la livraison de l’immeuble neuf.

A cela s’ajoute le fait qu’une grande partie des copropriétaires sont des primo-accédants qui n’ont aucune connaissance du fonctionnement de la copropriété et qui ont eu beaucoup de mal à identifier qui fait quoi, et qui est responsable de quoi en cas de problème.

Afin de faire face à cette difficulté, la loi ALUR a renforcé l’information faite au futur acquéreur dès la signature de la promesse de vente et prévoit l’entrée en vigueur prochaine  d’une notice d’information générale sur le fonctionnement de la copropriété.

Par ailleurs, il faut que la gestion des immeubles neufs est quelque peu différente de la gestion courante des copropriétés, qui nécessite de la part des gestionnaires, en plus de leurs compétences de base, des notions solides dans le domaine de la construction et des garanties des bâtiments neufs.

La mise en copropriété d’un immeuble neuf équivaut à soumettre l’immeuble au statut de la copropriété avec la collectivité des copropriétaires représentée par une entité juridique nommée « syndicat des copropriétaires » (art 14, al 1, L 10/7/65).

L’objet du syndicat des copropriétaires est  triple (art 14, L 10/7/65, in fine)

– Administrer les parties communes

– Conserver et améliorer l’immeuble

– Répondre des dommages causés aux copropriétaires et au tiers

o Par les vices de construction

o Par le défaut d’entretien des parties communes

Dès sa naissance, le syndicat commence à fonctionner, c’est-à-dire qu’il se met à exécuter son objet.

Le syndicat fonctionne à l’aide de trois organes (art 17, L 10/7/65)

– L’assemblée générale des copropriétaires

– Le syndic, qui en est le représentant légal

– Le conseil syndical

L’AG des copropriétaires désigne le syndic et les membres du CS. Elle décide également les diverses opérations (courantes, exceptionnelles, travaux, etc.) qui permettent au syndicat de réaliser son objet et elle en fixe le budget prévisionnel.

La première AG des copropriétaires désigne le premier syndic, vote le budget prévisionnel du premier exercice et prend toutes les décisions qui permettent au syndicat de mettre en place les règles spécifiques de son fonctionnement.

Entre la date de l’entrée en fonction du syndicat et la réunion de la première AG s’écoule un court laps de temps qui constitue une période « transitoire » .

Pendant cette période l’administration du syndicat est assurée par un syndic provisoire désigné par le règlement de copropriété.

Les premiers pas du syndicat des copropriétaires se font donc, en trois phases, pendant la période transitoire :

– L’entrée en fonction du syndicat

– La gestion de la période transitoire assurée par le syndic provisoire

– La réunion de la première AG convoquée par le syndic provisoire

 

I) Naissance et entrée en fonction du syndicat des copropriétaires dans la mise en copropriété d’un immeuble neuf

Dans les copropriétés crées à partir d’immeubles déjà bâtis, le syndicat des copropriétaires prend naissance avec la collectivité des copropriétaires, autrement dit, dès la première mutation intervenant entre le propriétaire qui vend son immeuble et le premier acquéreur d’un lot.

En revanche, quand un immeuble soumis au statut de la copropriété est vendu « à construire » les choses se passent différemment.

A) Naissance du syndicat des copropriétaires dans une copropriété neuve

Bien que la propriété de chaque lot vendu « à construire », soit transférée à l’acquéreur dès la signature de l’acte de vente (immédiatement ou avec effet rétroactif) et que, de ce fait, la collectivité des copropriétaires se constitue bien avant l’achèvement de l’immeuble, le statut de la copropriété « des immeubles bâtis » ne peut être appliqué qu’une fois l’immeuble achevé.

De ce fait, ce n’est pas au moment de la constitution de la collectivité des copropriétaires que le syndicat prend naissance et entre en fonction, mais au moment de l’achèvement de l’immeuble, constaté par la livraison du premier lot, cette première livraison intervenant à la suite de la réception de l’immeuble par le promoteur.

Les lots vendus « à construire » ne sont donc soumis au droit de la copropriété, qu’au moment de l’achèvement de l’immeuble dans lequel ils se situent, soit à partir de la livraison du premier lot.

B) Lots vendus « à construire » achevés, livrés ou non

Les lots vendus à construire, sont, une fois achevés, livrés à leurs acquéreurs. Ils ne sont pas tous livrés le même jour de sorte que, pendant un court laps de temps, certains lots achevés sont livrés et d’autres ne le sont pas encore.

a – Lots vendus « à construire » achevé et livrés

Ainsi, dès qu’un immeuble soumis au statut de la copropriété est achevé, les « lots vendus à construire » qui ont été livrés à leurs acquéreurs deviennent tous des lots de copropriété et leurs acquéreurs deviennent des copropriétaires. A ce titre, ils doivent être convoqués aux AG et participent à toutes les charges de copropriété. Le promoteur maître de l’ouvrage, quant à lui, reste copropriétaire, le cas échéant, au titre des lots qui ne sont pas encore vendus le jour de l’achèvement de l’immeuble.

b – Lots vendus « à construire » achevé et non livrés

De plus, dès qu’un immeuble soumis au statut de la copropriété est achevé, les « lots vendus à construire » achevés mais qui n’ont pas encore été livrés à leurs acquéreurs deviennent également des lots de copropriété et leurs acquéreurs deviennent des copropriétaires au même titre que ceux dont les lots ont été livrés ; ils bénéficient des mêmes droits et sont soumis aux mêmes obligations.

C– Les « lots transitoires »

Quand la copropriété est constituée par un groupe d’immeubles bâtis composé de plusieurs bâtiments, les choses se compliquent. La jurisprudence estime, en effet, qu’un groupe d’immeubles bâtis est réputé achevé dès qu’un premier bâtiment est achevé et habité, peu important que les autres bâtiments soient ou non édifiés. Les lots à construire situés dans les bâtiments non encore édifiés sont désignés par le terme de « lots transitoires ». Ils ont déjà une existence juridique, puisqu’ils figurent dans l’état descriptif ce division, mais ils n’ont pas encore d’existence matérielle.

a – Lots transitoires et statut de la copropriété

Les propriétaires des lots transitoires sont, soit les acquéreurs des lots à construire non encore réalisés, soit le promoteur au titre des lots à construire qu’il n’a pas encore vendus. Comme les propriétaires des lots construits non livrés, les propriétaires des lots transitoires appartiennent à la collectivité des copropriétaires, dès l’achèvement du premier bâtiment.

La jurisprudence de la cours de cassation estime, en effet, que les lots transitoires sont soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis, dès la livraison du premier lot dans le premier bâtiment achevé ( Cass, 3ème chb civ, 3/5/90) et ne font pas l’objet d’un statut particulier (Cass, 3ème chb civ, 14/11/91) ; le droit de la copropriété des immeubles bâtis ne doit pas s’appliquer à chaque lot, au fur et à mesure de leur réalisation, mais à tous les lots, dès l’achèvement d’un premier bâtiment et la livraison du premier lot dans ce premier bâtiment. (Cass, 3 chb civ, 30/6/98).

Les propriétaires des lots transitoires doivent, de ce fait, être convoqués aux AG et participer aux débats et au vote des décisions (Cass 3ème chb civ, 30/6/98).

b – Lots transitoires et charges de copropriété

Les propriétaires des lots transitoires doivent également participer aux charges de copropriété «relatives à la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes », visées à l’article 10, al 2, L 10/7/65 (Exemples : Assurances, honoraires du syndic, frais de convocation de l’AG, frais de procédure, etc.) (Cass, 3ème chb civ, 3/5/90 ; Cass, 3ème chb civ, 14/11/91).

En revanche, les lots transitoires ne participent pas aux charges de conservation ou d’entretien des parties communes spéciales aux bâtiments déjà achevés, quand, en vertu des dispositions du règlement de copropriété, les charges affectant ces parties communes sont réparties exclusivement sur les lots de ces bâtiments.

Ils ne participent pas non plus aux charges entraînées par le fonctionnement et la maintenance des éléments d’équipements communs (ascenseur, chauffage, barrières automatiques, etc.) ni par celles entraînées par les services collectifs dont ils n’ont pas encore l’utilité (ménage dans les cages d’escaliers, frais de personnel, gardiennage, etc.) Ce type de charges, en effet, doit être réparti, conformément à l’article 10, al 1 de la loi du 10/7/65, en proportion de l’utilité relative pour chaque lot ; les lots transitoires, dès lors qu’ils ne sont pas réalisés, n’en ont, en principe, aucune utilité. (Cass, 3ème chb civ, 13/5/87).

Toutefois, la cours de cassation estime que les propriétaires des lots transitoires sont présumés avoir l’utilité de certains équipements ou prestations de nature collective (tels les dispositifs de fermeture du groupement immobilier ou les prestations de gardiennage) et leur demande de démontrer qu’ils ne l’ont pas pour être dispensés de participer aux charges qu’ils entraînent. (Cass, 3ème chb civ, 10/10/07)

 

II- Le syndic provisoire : l’administrateur de la « période transitoire » de la mise en copropriété d’un immeuble neuf

Le syndic, organe de l’exécution et représentant légal du syndicat, est l’organe désigné le premier, avant même la réunion de la première AG puisque c’est lui qui doit la convoquer. Le premier syndic de la copropriété ne pouvant être désigné par l’AG, il doit l’être par le règlement de copropriété.

Ses pouvoirs sont les mêmes que ceux d’un syndic élu par l’AG mais son mandat est provisoire ; c’est pourquoi le syndic désigné par le RC est nommé « syndic provisoire ».

Le syndic provisoire a pour mission d’administrer la copropriété pendant la période « transitoire », entre le jour de la livraison du premier lot et le jour de la première AG qui votera le budget du premier exercice et élira le syndic.

Les quatre missions les plus importantes du syndic provisoire sont :

– La gestion des affaires courantes pendant la période transitoire

– La tenue et l’arrêté des comptes de la période transitoire,

– La préparation du budget prévisionnel du premier exercice

– La convocation de la première AG.

A– Le mandat du syndic provisoire

Le syndic provisoire désigné par le Règlement de copropriété peut être un cabinet professionnel, comme il peut être le promoteur lui-même, qui reste toujours le copropriétaire de quelques lots, même quand la VEFA a connu un grand succès.

Le syndic provisoire prend ses fonctions le jour où le syndicat commence à fonctionner, c’est-à-dire dès la livraison du premier lot. Il doit assurer toutes les missions d’un syndic, ce nombre de missions restant toutefois limité puisque la première AG doit être très vite réunie et que le mandat du syndic provisoire, prend fin le jour de la première AG. La première AG doit ratifier le mandat du syndic provisoire (art 17, al 2, L 10/7/65) et approuver sa gestion et ses comptes, avant de désigner le premier syndic.

Le syndic provisoire dont le mandat n’est pas ratifié n’a droit à aucune rémunération (CA Paris, 28/2/97) et ses actes de gestions sont nuls, sous réserve de la protection de l’intérêt des tiers de bonne foi.

B – Les missions administratives du syndic provisoire

a – L’établissement de la première liste des copropriétaire

Le syndic ayant pour mission de tenir à jour la liste de tous les copropriétaires (Art 32 D 17/3/067) le syndic provisoire établit la première. Cette liste indique les noms des copropriétaires et donne le détail de leurs lots.

Communauté d’époux, indivisions, démembrement

Quand le lot appartient à une communauté d’époux, le nom des deux époux est mentionné dans la liste des copropriétaires. Quand le lot fait l’objet d’une propriété indivise le nom de tous les indivisaires, et leur quote-part dans l’indivision, est mentionné dans le fichier. Le nom du mandataire commun désigné conformément aux dispositions de l’article 23, al 2, L 10/7/65, est précisé. Quand le lot fait l’objet d’une propriété démembrée, les noms de l’usufruitier et du nu propriétaire sont mentionnés.

Etat civil et identification sociale

Quand le copropriétaire est une personne physique son état civil doit être mentionné (art 32 D 17/3/67). Dans le cas d’une indivision, c’est l’état civil de tous les copropriétaires indivisaires qui doit être mentionné. Quand le copropriétaire est une personne morale, sa forme sociale, son siège social et l’organe qui la représente légalement ou statutairement (Gérant, président, etc.) doivent être mentionnés dans la liste des copropriétaires. Quand le copropriétaire est un mineur ou un majeur protégé, le nom et l’adresse de son représentant légal doit être mentionné.

Le domicile réel ou élu du copropriétaire

Le domicile réel du copropriétaire ou du représentant de l’indivision ou du démembrement doit être mentionné dans le fichier. Le copropriétaire peut élire domicile chez quelqu’un d’autre, chez un parent, chez son gérant d’immeuble, chez son notaire, etc. Le copropriétaire pourra donner mandat à celui chez qui il a élu domicile, de retirer, en son nom, toute lettre recommandée qui lui est adressée.

Pour être opposable au syndicat, cette élection de domicile doit être notifiée au syndic, c’est-à-dire effectuée par LRAR ou télécopie avec récépissé. La notification doit émaner exclusivement du copropriétaire et non de celui chez qui il se domicilie.

Depuis la réforme du 1er mars 2007 (nouvel article 65 du décret du 17/3/67) le copropriétaire peut avoir son domicile réel ou élire domicile là où il le souhaite, partout dans le monde, et non exclusivement sur le territoire français et il a la faculté, « s’il le souhaite » de notifier au syndic son numéro de télécopie.

Le syndic doit évidemment mentionner ce numéro de télécopie, parmi les informations contenues dans la liste des copropriétaires, en regard du nom du copropriétaire concerné. (Art 65, D 17/3/67)

Les informations permettant d’établir la première liste des copropriétaires : la notification de transfert.

Initialement, le promoteur, en sa qualité de maître d’ouvrage, est le propriétaire de tous les lots de la copropriété. Il procède à leur vente au fur et à mesure de la construction de l’immeuble (vente d’immeubles à construire) ou une fois l’immeuble achevé (vente d’immeubles neufs).

Le législateur a prévu une procédure particulière pour rendre opposable au syndicat le transfert de la propriété d’un lot : la « notification de transfert » (art 6, D 17/3/67). Cette notification peut être faite par les parties au transfert ou par le notaire qui en a établi l’acte.

Chaque fois que le promoteur transfère la propriété d’un lot, ce transfert doit donc être notifié au syndic. La première liste des copropriétaires est établie par le syndic provisoire, à partir des informations qui lui sont notifiées, par LRAR ou par télécopie avec récépissé, par le notaire qui a établi les actes de vente.

Date de la notification

Les notifications des transferts de propriété des lots vendus en l’état futur d’achèvement sont faites au syndic provisoire, soit pendant la construction de l’immeuble, chaque fois qu’il est établi un acte de vente, soit une fois l’immeuble achevé.

Quand l’immeuble est achevé, le syndic provisoire se voit notifier tous les transferts de propriété des lots vendus dans le cadre d’une vente à terme et des lots vendus neufs, après l’achèvement de l’immeuble.

La notification de transfert doit être faite sans délai, c’est-à-dire immédiatement après la signature de l’acte authentique (ou, tout au moins, dans le cas de la vente d’un immeuble à construire, dès la date d’achèvement de l’immeuble.) Elle est adressée au syndic, le représentant légal du syndicat.

Pour le syndicat, la date de la mutation (date du transfert de propriété), est la date de la notification de transfert de l’article 6, et non la date de la signature de l’acte de vente. Il s’agit plus exactement de la date de la réception de la LRAR par le syndic ou de sa première présentation, ou bien la date de la réception de la télécopie. Avant la notification de l’article 6, le transfert n’est opposable, ni au syndicat, ni aux autres copropriétaires. (Cass, 3ème chb civ, 22/3/00).

La mutation peut être notifié avant l’achèvement ou dès l’achèvement de l’immeuble. Dans tous les cas, le copropriétaire acquéreur appartient à la collectivité des copropriétaires dès la mise en fonctionnement du syndicat.

Tant que la notification de transfert n’est pas faite, c’est le nom du promoteur qui figure dans la liste des copropriétaires, avec toutes les conséquences que cela peut entraîner, notamment en cas de notification d’une convocation à une AG ou en matière d’exigibilité des provisions pour charges.

Notification de transfert et avis de mutation

La notification de transfert de propriété est différente de l’avis de mutation qui lui, ne peut être notifié que par le notaire et uniquement dans les quinze jours de la signature de l’acte authentique. L’avis de mutation n’a pas pour objet de notifier le transfert propriété mais de faire courir le délai de quinze jours dont le syndic dispose pour faire opposition au paiement du prix de vente à hauteur des sommes dues au syndicat par le vendeur.

L’avis de mutation doit être notifié par le notaire, uniquement lorsque le syndic se réserve le droit de faire opposition sur le prix de vente, c’est-à-dire, quand le vendeur n’étant pas à jour de ses obligations envers le syndicat, le syndic n’a pas délivré le certificat de l’article 20.

En général, à l’occasion de la première vente, le notaire n’a pas à notifier d’avis de mutation, car le syndic provisoire délivre (sauf cas exceptionnel) les certificats de l’article 20 au promoteur qui vend ses lots.

Le contenu de la notification de transfert art 6, D 17/3/67.

La notification de transfert doit indiquer le numéro du ou des lots dont la propriété est transférée, l’identité du nouveau copropriétaire ainsi que son adresse réelle ou élue ( avec éventuellement un numéro de télécopie) et le nom et l’adresse du mandataire commun (visé par l’art 23, al 2) en cas de démembrement ou d’indivision.

Dans le cas des programmes neufs, souvent, le notaire communique au syndic, à l’occasion de la notification de transfert de propriété, l’ancienne adresse du copropriétaire acquéreur, surtout lorsqu’il s’agit d’une VEFA. C’est pourquoi, en vertu de l’article 65, al 1, D 17/3/67, il appartient à tout copropriétaire qui emménage dans son nouvel appartement de notifier sa nouvelle adresse au syndic. Dans la pratique, c’est souvent le promoteur qui donne au syndic la liste des copropriétaires qui emménagent.

IMPORTANT : L’état civil des copropriétaires n’ayant pas à être notifié, et de ce fait étant rarement communiqué par les notaires , le syndic provisoire doit le demander, par courrier spécial, à chaque copropriétaire.

b – La demande au promoteur des documents de la copropriété

Le promoteur doit remettre au syndic provisoire un certain nombre de documents nécessaires à la gestion de la copropriété. Ces documents sont les suivant, la liste n’étant pas exhaustive.

Règlement de copropriété

Un exemplaire du règlement de copropriété est en général remis au syndic par le promoteur.

Par ailleurs, ce règlement est déposé au rang des minutes du notaire de l’opération qui peut en délivrer des expéditions, moyennant émoluments. Le RC est également publié au fichier immobilier et le service des hypothèques peut également en délivrer des copies.

L’état descriptif de division

Même commentaire que supra

Les conventions de l’article 37, L 10/7/65 (le cas échéant)

C’est dans ces conventions que le maître de l’ouvrage a réservé à son profit ou au profit d’ un tiers, l’exercice des droits accessoires attachées aux parties communes, notamment le droit de construire sur le sol de la copropriété, les « tranches » du programme non encore édifiées.

La police dommage ouvrage

Le syndic provisoire doit se faire communiquer la police dommage – ouvrage souscrite par le promoteur, en sa qualité de maître de l’ouvrage car cette police bénéficie aux acquéreurs successifs de l’ouvrage, c’est-à-dire aux copropriétaires et à la collectivité qu’ils constituent.

Un des objets du syndicat étant, nous l’avons vu, de répondre des dommages causés aux copropriétaires et au tiers par les vices de construction, le syndic doit déclarer tous les sinistre garantis par l’assurance DO. Il s’agit de tous les désordres apparus en parties communes dans les dix ans de la réception de l’immeuble, et de nature à compromettre sa solidité ou à le rendre impropre à sa destination. Pour être en mesure de le faire il doit connaître les informations contenues dans la police dommage ouvrage, notamment :

– Les coordonnées de l’assureur DO

– La date de réception de l’ouvrage

– La nature des garanties souscrites (obligatoires et facultatives éventuellement)

– Le montant des capitaux assurés

– Les modalités de révocation (le cas échéant), de l’expert désigné par la compagnie.

Les documents d’urbanismes

Le syndic provisoire peut se faire communiquer une copie de l’arrêté de permis de construire et une copie de la déclaration d’achèvement des travaux, voire une copie de l’attestation constatant que la conformité de l’ouvrage n’a pas été contestée.

Extraits du PV daté de la réception des ouvrages

Le syndic provisoire doit se faire communiquer, sinon une copie du procès-verbal de réception de l’ouvrage, du moins les extraits concernant la date de la réception, la liste des réserves formulées le jour de la réception, quand elles concernent les désordres apparents constatés en parties communes et les délais convenus entre le maître de l’ouvrage (le promoteur) et les entreprises pour réaliser les travaux de finition nécessaires.

La liste des noms et adresses des constructeurs

Le syndic provisoire doit se faire communiquer les noms des architectes, des entreprises de construction (Entreprise générale et autres entreprises), ainsi que les coordonnées de leurs assureurs en garantie décennale.

Les plans et documents techniques d’exécution

Le syndic provisoire doit se faire communiquer les documents techniques d’exécution (DTE), les dossiers des ouvrages exécutés, le DPE, et, le cas échéant, les consignes d’utilisation des équipements communs, ainsi que les plans de tous ordres, tels que les plans des parties communes, les plans d’accès, les plans des locaux communs et les plans de recollement des réseaux.

c– La remise des clés des locaux communs

Le promoteur doit remettre au syndic les clés ou les émetteurs permettant d’accéder :

– aux parties communes de la copropriété (halls d’entrée des bâtiments, couloirs des caves, locaux à vélos, aires de circulation des garages, voiries extérieures, etc.)

– et aux locaux communs (gaines, locaux techniques, salle de réunion, etc.)

Cette remise des clés qui en est faite ne constitue pas une livraison des parties communes au syndicat, car, outre que le syndicat n’a pas qualité pour en prendre livraison, les clés permettant d’accéder aux parties communes sont également confiées par le promoteur (parfois, avant même qu’elles ne le soient au syndic) à tous les copropriétaires, au moment de la livraison de leur lot.

En fait, le promoteur ne transmet exclusivement au syndic que les clés des locaux communs tels que la salle de réunion, des locaux techniques (chaufferie, local de la machinerie des ascenseurs ou de la piscine, etc.), et le cas échéant les clés de l’appartement prévu pour le concierge.

d- L’identification des particularités du règlement de copropriété

Le règlement de copropriété contient les règles d’administration des parties communes. Ces règles, depuis la loi du 10/7/65, sont en très grande partie, définies par le législateur et les règlements de copropriété n’ont qu’à s’y conformer. Donc, en principe, tous les règlements de copropriété établis depuis 1968 sont réguliers à l’égard de la loi.

Les rédacteurs des règlements de copropriété peuvent cependant, sur certains points, déroger à la règle énoncée par le législateur, quand cette règle a un caractère supplétif et non un caractère d’ordre public. Les syndics doivent donc vérifier si le règlement de copropriété ne déroge pas, sur certains points, aux règles énoncées par le législateur. Le syndic provisoire peut se livrer à ce travail, surtout s’il est candidat au poste de syndic.

Les quatorze principaux points à vérifier sont les suivants :

1 – La définition des parties communes

L’article 3 de la loi du 10/7/65 énonce, « dans le silence ou la contradiction des titres » ce que sont les parties communes d’un immeuble soumis au statut de la copropriété. Cette liste est donnée par le législateur, à titre indicatif et n’est pas exhaustive. De plus, l’article 3 n’est pas d’ordre public. Le Réglement de copropriété(RC) peut donc définir, indépendamment du texte de loi, ce que sont les parties communes de l’immeuble en copropriété. Le RC doit, en particulier, préciser si les balcons et les gardes corps, sont des parties communes ou des parties privatives.

2 – Les quotes-parts de copropriété et les tantièmes généraux de répartition

Les quotes-parts de copropriété attribués à chaque lot, et figurant sur l’état descriptif de division, ne sont pas obligatoirement déterminés selon la règle de proportionnalité à la valeur des parties privatives, règle établie par l’article 5 de la loi du 10/7/65. De ce fait, les quotes-parts de copropriété ne sont pas toujours identiques aux tantièmes de répartition des charges d’administration des parties communes et de conservation de l’immeuble (autrement désignés «  tantièmes généraux de répartition »). Ces derniers, en effet, sont, en vertu de l’article 10, al 2, de la loi du 10/7/65, nécessairement déterminés selon la règle de proportionnalité. Cette vérification est essentielle car les voix attribuées aux copropriétaires au sein de l’assemblée générale résultent de la conversion des quotes-parts de copropriété attachés à leurs lots ( art 22, al 2, L 10/7/65) et non de la conversion des tantièmes généraux de répartition (qui ont pour unique fonction de permettre la répartition des charges.)

3 – L’existence d’une provision destinée à financer les charges de la période transitoire

Le règlement de copropriété peut prévoir ( depuis le décret du 20/4/2010) une provision destinée à financer les charges de la période transitoire. Le syndic doit le savoir pour la mettre en recouvrement auprès des copropriétaires.

4 – L’existence d’une avance permanente de trésorerie

Le règlement de copropriété peut prévoir une avance permanente de trésorerie, désignée depuis le décret du 27/5/04, par les termes « Réserve prévue au règlement de copropriété ». Le montant de cette réserve est limité à un sixième du budget prévisionnel. La CRC (nouvelle recommandation N° 8 du 7/1/08) recommande d’ailleurs d’exprimer son montant en pourcentage du budget prévisionnel.

Une telle réserve est pratiquement indispensable. Elle permet, entre autres choses, « de faire face au paiement des dépenses courantes imprévues », ainsi que le précise l’article 10 de l’arrêté du 13/3/05 (il s’agit des dépenses courantes ne figurant pas au budget prévisionnel, autrement dit il s’agit des dépassements budgétaires) en attendant la régularisation annuelle, qui suit l’approbation des comptes.

Cette réserve est financée par une « avance » consentie au syndicat par les copropriétaires. En cas de mutation, cette avance est remboursable au copropriétaire vendeur et doit être reconstituée par le copropriétaire acheteur.

5 – Les intérêts de retard

Les provisions et avances exigibles des copropriétaires, quand elles restent impayées, portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt calculé au taux légal est dû après une mise en demeure infructueuse adressé par le syndic (art 36, D 17/3/67). Calculer et mettre en recouvrement cet intérêt fait partie des missions courantes du syndic. Toutefois, le RC peut stipuler que les impayés ne génèrent pas d’intérêt au profit du syndicat. Le syndic doit évidemment connaître si le RC comporte une telle restriction.

6 – La clause d’aggravation des charges

Le règlement de copropriété peut comporter, comme tout contrat, une clause pénale (art 1226 CC). Une telle clause est dite « clause d’aggravation des charges ». Elle stipule que les dépenses du syndicat résultant du manquement d’un copropriétaire aux obligations qui lui incombent en vertu du règlement de copropriété (comme payer des provisions de charges, par exemple) sont à la charge exclusive de ce copropriétaire. Le syndic doit connaître l’existence d’une telle clause qui, au demeurant, ne peut produire d’effet qu’à la suite d’une décision judiciaire constatant le manquement du copropriétaire à ses obligations et mettant en jeu la clause pénale.

7 – Le délai de convocation de l’AG

Le délai minimum de convocation de l’AG est, depuis le décret du 1/3/07, de 21 jours.

Toutefois le RC, s’il ne peut prévoir un délai plus court, peut, en revanche, prévoir un délai plus long (art 9, al 2, D 17/3/07.) Il est bon que le syndic, à qui il appartient de convoquer l’AG, connaisse cette particularité.

8- La possibilité de réunir l’AG hors la commune de situation de l’immeuble

Le législateur prévoit, à titre supplétif, que l’AG doit être réunie dans la commune de situation de l’immeuble, si le RC ne le stipule pas autrement (art 9, al 3, D 17/3/67). Il est bon de le vérifier car réunir l’AG en dehors du périmètre autorisé est une irrégularité qui l’entache de nullité.

NB : Dans la négative le syndic peut proposer à l’AG de modifier le RC, à la double majorité, pour pouvoir réunir l’AG hors la commune de situation de l’immeuble si besoin est, dans les bureaux du syndic, par exemple.

9 – Le nombre de voix pour demander la convocation de l’AG

L’AG peut être convoquée à l’initiative du syndic ou du CS. Elle peut être également convoquée à l’initiative d’une partie de la collectivité des copropriétaires, représentant au moins le quart des voix du syndicat (Art 8, D 17/3/67). Le RC, toutefois, peut prévoir une proportion moindre. 15 % des voix, par exemple peuvent suffire si le RC en dispose ainsi. A la limite, le RC peut prévoir que l’AG est réunie à la demande d’un seul copropriétaire. Il est bon pour le syndic de le savoir.

10 – Les assemblées restreintes

L’assemblée générale de la copropriété est constituée par l’ensemble des copropriétaires et tous les copropriétaires doivent y être convoqués. Elle vote sur toutes les questions de la compétence du syndicat, indépendamment de la façon dont les dépenses pouvant résulter de ces votes sont réparties. Ainsi, tous les copropriétaires doivent ils prendre part au vote portant sur des équipements ou des services collectifs utiles à certains lots uniquement, y compris ceux qui ne participent pas aux charges entraînées par les équipements ou service en question

Toutefois, le règlement de copropriété peut prévoir que seuls les copropriétaires qui participent aux charges d’un équipement commun ou d’un service collectif participent aux votes concernant cet équipement ou ce service collectifs. Ces copropriétaires constituent alors une assemblée dite « assemblée restreinte ». Ils sont les seuls à y être convoqués et à prendre part aux votes sur les questions portées à son ordre du jour. (art 24, in fine, L 10/7/65)

Il est bon de connaître cette particularité car, en pareil cas, non seulement seuls les copropriétaires supportant la charge sont appelés à voter, mais encore, le nombre des voix attribuées aux copropriétaires constituant l’assemblée restreinte ne résulte plus de la conversion des quotes-parts de copropriété, mais de la conversion des tantièmes de répartition des charges de l’équipement commun ou du service collectif concerné. (art 24, in fine, l 10/7/65)

11 – L’obligation de désigner des scrutateurs en AG

Le législateur dispose que le bureau de l’AG comporte nécessairement un président et un secrétaire mais que la désignation de scrutateurs est facultative. Le RC, toutefois, peut préciser comment le bureau de l’AG doit être constitué et prévoir la désignation obligatoire de scrutateurs et leur nombre.

Il est bon de le savoir car, si les scrutateurs prévus au RC ne sont pas désignés par l’AG, une formalité substantielle de l’AG n’est pas accomplie ; cela entache la validité de l’A G.

12 – Les règles de fonctionnement du Conseil syndical

Le RC peut énoncer des règles pour le fonctionnement du conseil syndical, notamment le nombre de membres titulaires et de membres suppléants, puisque le législateur ne donne pas d’instruction sur cette question. Bien que ces règles soient rarement prévues dans le RC, il faut le vérifier, afin de ne pas commettre d’erreur et, pouvoir, en l’absence de telles règles, les faire fixer par l’AG, à la simple majorité.

13 – Particularités liées au démembrement ou à l’indivision

Mandataire commun

Le règlement de copropriété peut prévoir comment sont convoqués et comment participent aux AG les copropriétaires indivisaires ou les nus propriétaires et les usufruitiers (art 23, al 2, L 10/7/65). Il est bon de connaître les éventuelles dispositions du RC à cet égard. Si le RC ne prévoit rien de particulier, le syndic rappelle à ces copropriétaires qu’ils doivent désigner un mandataire commun, soit à l’amiable, soit par la voix judiciaire, le syndic ayant lui-même tout pouvoir pour faire désigner, sur requête, un tel mandataire commun.

Solidarité entre copropriétaires indivisaires

Le règlement de copropriété peut prévoir une clause de solidarité entre les copropriétaires indivisaires. La cours de cassation, en effet, à deux reprises, a déclaré licites ce type de clauses de solidarité (Cass,  3ème chb civ, 1/12/04 ; Cass, 3ème chb civ, 23/5/07). Une telle clause facilite le recouvrement des charges. Le syndic a tout intérêt à connaître si une telle clause figure dans le règlement de copropriété. Il est bon de le vérifier

14 – Le cas des prestations de services spécifiques : les résidences services

La loi ENL (13/7/06) a rendu régulièrement possible l’extension de l’objet du syndicat de copropriétaires, au-delà de celui qui est défini par l’article 14, al 4 de la loi du 10/7/65 (« administration des parties communes » et « conservation de l’immeuble »). Le syndicat des copropriétaire peut désormais, sous réserve que le règlement de copropriété le prévoit expressément, avoir également pour objet, la fourniture de « prestations de service spécifiques », qui ne sont pas directement liés à la gestion d’un immeuble, dès lors que ces services (exceptés les services constituant des soins ou une aide exclusivement liée à la personne) sont rendus aux occupants de l’immeubles (art 41.1, al 1 L). Il peut s’agir, entre autres, « de services de surveillance, de restauration, d’aide et de loisir » Ces services spécifiques sont rendus dans des copropriétés résidentielles dites « résidences services ».

Il est évidemment indispensable que le syndic connaisse la nature de ces services spécifiques, car, outre qu’il doit les gérer, le fonctionnement du syndicat est différent ; notamment la constitution d’un CS est obligatoire.

e – Les missions de comptabilité et de gestion du syndic provisoire

1- La tenue et l’arrêté des comptes de la période transitoire

Le financement des charges engagées au cours de la période transitoire

La question se posait de savoir comment financer les dépenses engagées pendant la période transitoire, même si ces dépenses qui concernent une période courte ne sont pas très élevées.

Par le décret du 20/4/2010 modifiant l’article 35 du décret du 17/3/1967, le législateur a pris des dispositions pour permettre au syndic provisoire de gérer la période transitoire sans difficultés de trésorerie. Le législateur invite les rédacteurs de règlements de copropriété (sans toutefois en faire une obligation) à prévoir dans le règlement, outre une réserve permanente de trésorerie (limitée à un sixième du budget prévisionnel) une provision pour faire face aux charges de la période transitoire.

Les provisions pour charges de la période transitoire

Si une telle provision est prévue, le syndic provisoire, dès son entrée en fonction, doit l’appeler auprès des copropriétaires (ceux qui ont acquis les lots sur plan ou le promoteur, propriétaires des lots non encore vendus.)

NB : Quand le RC prévoit une réserve permanente de trésorerie, il est impossible au syndic de l’appeler auprès des copropriétaires tant que le budget prévisionnel n’est pas voté, puisque cette réserve doit être limitée à un sixième du budget prévisionnel.

Si la provision est bien calculée et que la période transitoire est de courte durée, ce qui devrait être la règle, la solution paraît propre à assurer la trésorerie du syndicat jusqu’au vote du premier budget.

La provision prévue au RC peut s’avérer insuffisante quand elle a été mal estimée ou que la période transitoire dure trop longtemps. Le RC, en outre, peut ne prévoir aucune provision de ce genre. En pareils cas le syndic provisoire connaîtra des difficultés de trésorerie.

Les courtes avances consenties par le syndic provisoire

Pour remédier à cette difficulté, le législateur invite le syndic [du moins la nouvelle rédaction de l’article 35 du décret du 17/3/67, modifiée par le décret du 20/4/2010 le laisse-t-il entendre] à faire de courtes avances, sur ses propres fonds, pour payer les fournisseurs du syndicat en demandant aux copropriétaires, immédiatement après, sur justification, le remboursement des avances qu’il a consenties.

Les avances possibles du promoteur

Quand le règlement de copropriété ne prévoit pas d’avances pour la période transitoire ou que les avances prévues sont insuffisantes (du fait notamment de la réunion tardive de la première AG), le syndic provisoire peut demander au promoteur de consentir une avance au syndicat, non pas en sa qualité de membre de la collectivité des copropriétaires, mais en sa qualité de simple tiers.

Le promoteur n’est en rien obligé de consentir une telle avance. Cette avance est évidemment remboursable dès la date d’exigibilité des provisions sur budget. Elle est comptabilisée dans les comptes du syndicat par le crédit du compte 462 (Créditeurs divers) et non par le crédit du compte 450 du promoteur, en sa qualité de copropriétaire (Collectivité des copropriétaires – Copropriétaire individualisé)

Ouverture d’un compte bancaire (séparé) au nom du syndicat par le syndic provisoire

Dès que le syndic provisoire procède à des appels de provisions sur les charges de la période transitoire et recueille des fonds il doit les déposer sur un compte bancaire ouvert au nom du syndicat. Il assure le règlement des dépenses courantes du syndicat grâce aux fonds déposés sur ce compte bancaire.

L’arrêté des comptes de la période transitoire

A l’issue de la période transitoire, qui se termine le jour de la première AG, le syndic provisoire en établi les comptes, sous une forme qui n’est pas précisée (Faut-il utiliser les documents de synthèse ?) et les notifie aux copropriétaires qui sont invités à les approuver à l’occasion de la première AG.

2 – La préparation du budget prévisionnel du premier exercice

Le syndic provisoire doit préparer le budget prévisionnel du premier exercice, dont il propose également la durée. Ce budget prévisionnel prévoit les charges qu’il faudra engager au cours du premier exercice et les produits qu’il faudra exiger pour leur financement.

Un budget prévisionnel « primitif » est souvent établi par le syndic provisoire, bien avant l’achèvement de l’immeuble, car le promoteur en a besoin pour annoncer un montant approximatif de charges de copropriété aux acquéreurs en VEFA. Le budget prévisionnel définitif du premier exercice, toutefois, est établi peu avant la réunion de la première AG. C’est cette AG qui devra le voter.

Durée du premier exercice

Par le décret du 20/4/2010, le législateur précise donc que le premier exercice comptable commence le jour où se réunit la première AG, puisque, nous venons de le voir, les dépenses engagées avant, c’est à dire pendant la période transitoire, font l’objet d‘un arrêté de compte propre, approuvé le jour de la première AG et ne sont donc pas à inclure dans le budget du premier exercice.

Le budget prévisionnel du premier exercice comptable est voté lors de la première AG. Ce premier exercice commence le jour de la première AG et se termine à une date que doit fixer cette même A.G. Sa durée peut, exceptionnellement, être inférieure ou supérieure à douze mois, dans les limites de 18 mois (art 5, al 2, D 14/3/05).

Durée et date de clôture des exercices suivant

La durée des exercices qui suivent le premier exercice est de douze mois. Il s’agit d’une durée d’ordre public (art 5, D 14/3/05). La date de clôture des exercices suivant résulte de la date de clôture du premier exercice. Quand la date de clôture du premier exercice est le 31 décembre, les exercices ultérieurs du syndicat correspondent à l’année civile.

Les charges à engager – Les produits à exiger

Les charges et les produits concernant les opérations courantes sont présentés sur les documents de synthèse constituant les annexes 2 ( compte de gestion général) et 3 ( comptes de gestion pour opérations courantes), dans la colonne dédiée à la présentation du budget prévisionnel de l’exercice N+2.

Les charges sont prévues TTC. A défaut d’antériorité, elles font l’objet d’une estimation fondée sur les dépenses de copropriétés présentant des points communs, tant en nombres de lots principaux qu’en termes d’équipements communs et de prestations collectives.

Dans l’annexe 2, les charges sont classées selon leur nature, telle que celle-ci ressort de la nomenclature comptable (art 7, A du 14/3/05). Les charges sont constatées dans les comptes de la classe 6. Les charges sur opérations courantes sont identifiés par des comptes appartenant aux sous classes 60,61,62,63,64

Dans l’annexe 3, elles sont classées selon les différentes catégories de répartition prévues dans le RC.

Les produits sont classés, dans l’annexe 2, selon leur nature, telle que celle-ci ressort de la nomenclature comptable (art 7, A du 14/3/05). Les produits sont constatés dans les comptes de la classe 7. Ils sont de deux natures constituant deux sous classe:

– Les produits propres du syndicat, ou produits affectés. (Sous classe 71)

– Les provisions sur budgets (sous classe 70)

Dans l’annexe 3, les produits affectés sont classés, comme les charges, selon les différentes catégories de répartition prévues dans le RC. Ils viennent en déduction des charges brutes. Les provisions sur budget, compte 701, (qui équivalent aux charges nettes, autrement dit aux charges brutes diminuées des produits propres affectés à leur financement) figurent en bas de colonne, sur une seule ligne, sous les charges et les produits affectés.

3 – La date d’exigibilité des provisions sur budget prévisionnel

La première provision sur le budget du premier exercice comptable ne devient exigible que quelques jours après la tenue de la première AG, celle qui vote le budget prévisionnel en question.

Règle générale

Le budget prévisionnel doit être voté avant le début de l’exercice qu’il concerne (art 43, D 17/3/67). Dans ce cas, le budget est appelé en quatre provisions égales et la première provision sur budget est exigible dès le premier jour de l’exercice concerné. A titre dérogatoire l’AG peut décider que les provisions ne seront pas appelées par quart mais selon une autre fraction.

Quand il n’est pas possible, pour des raisons non précisées (art 43, D 17/3/67, al 2), de voter le budget avant le début de l’exercice concerné, le législateur dispose qu’une AG réunie avant le début de l’exercice doit autoriser le syndic à appeler la première provision de l’exercice, voire la deuxième, sur la base du quart du budget de l’exercice précédent.

Par ailleurs, le syndic doit adresser à chaque copropriétaire, préalablement à la date d’exigibilité, un avis (dit « avis d’exigibilité » ou « appel de fonds ») indiquant le montant de la provision exigible. (35.2, al 1, D 17/3/67).

Le cas des copropriété neuves

Il n’est pas possible, par définition, dans une copropriété neuve, de voter le premier budget prévisionnel avant le début du premier exercice qui commence le jour de la première AG. Le premier budget est donc voté en cours d’exercice, même s’il s’agit de son premier jour.

Pour que le syndic soit en mesure de faire parvenir aux copropriétaires le premier appel de fonds avant la date de l’exigibilité de la première provision, cette date doit être postérieure de quelques jours à la date de la première AG et ne peut pas correspondre au premier jour de l’exercice. (Le syndic ne peut appeler la première provision sur budget avant le vote de ce budget par l’AG.)

De plus, les différentes provisions exigibles au titre du premier budget ne sont pas nécessairement d’un montant équivalent.

Exemple : La première AG se réunit le 14/2/2013. Le premier exercice prend effet le 14/2/2013 et l’AG décide qu’il se clôturera le 31/12/2013. Le budget voté pour le premier exercice est d’un montant total de 45.000€ ; il sera appelé en trois provisions d’un montant respectif de 25.000€, 10.000€ et 10.000€ exigibles respectivement le 1/3/2013, le 1/7/2013 et le 1/10/2013. Le premier appel de fond est adressé par le syndic le 20/2/2013, le deuxième le 15/6/2013 et le troisième le 15/9/2013.

Le projet de résolution du vote du premier budget prévoyant donc pour les provisions des modalités d’exigibilité dérogatoires ( dates et montants), il doit être obligatoirement notifié avec la convocation de la première AG.

Les copropriétaires concernés par le paiement des provisions exigibles

Toute provision sur budget est due par celui qui a qualité de copropriétaire le jour où elle devient exigible. Quand l’immeuble est vendu en l’état futur ou à terme, elles sont donc dues par le copropriétaire acquéreur, quelle que soit la date de la livraison de son lot, dès lors, évidemment que la mutation du lot acquis «  à construire » a été notifié au syndic, soit avant l’achèvement de l’immeuble, soit au plus tard, le jour de l’achèvement de l’immeuble.

La date de livraison du lot par le promoteur à son acquéreur correspond, en effet, uniquement au début de la jouissance de l’acquéreur, notion qui n’est pas opposable au syndicat, depuis les précisions données par l’article 6-2 du décret du 17/3/67, modifié par le décret du 27/5/04.

Sous réserve de l’interprétation des tribunaux, quand un lot a été vendu sur plan (en l’état futur ou à terme) le promoteur, quelle que soit la date à laquelle il livre ce lot à l’acquéreur, dès lors que la mutation en a été notifiée au syndic, n’a pas légalement à supporter de charges de copropriété au titre de ce lot.

IMPORTANT : Toutefois, le promoteur peut accepter conventionnellement de supporter les charges courues avant la livraison du lot, car promoteur et acquéreurs sont libres de convenir comment répartir les charges entre eux. En vertu de l’article 6. 3 du décret du 17/3/67, de tels accords n’étant pas opposables au syndicat, le promoteur, en pareil cas, doit rembourser à son acquéreur les charges de copropriétés engagées avant la livraison du lot acquis et exigées de l’acquéreur par le syndicat.

Le cabinet qui assure les fonctions de syndic peut, certes, gérer les accords passées entre promoteur et acquéreurs (en procédant à des pro rata temporis en fonction des dates de livraison), mais cette gestion est accomplie indépendamment de son mandat de syndic et rémunérée indépendamment.

En sa qualité de syndic, il n’a pas obligation de le faire.

4- La souscription des premiers contrats

Le syndic provisoire, dès que les bâtiments sont occupés, doit engager les dépenses indispensables au fonctionnement de la copropriété et à l’administration des parties communes.

Le syndic provisoire, dont le mandat est très court, n’effectue que peu de dépenses et ne doit souscrire que les contrats indispensables, en prenant soin de ne pas engager le syndicat sur de longues périodes puisque le budget permettant d’assurer le financement de ces contrats n’est pas voté.

Souscription de la police d’assurance

La police d’assurance du syndicat est souscrite par le syndic provisoire, dès qu’il a connaissance de la réception de l’immeuble et de la livraison du premier lot. Cette police comprend l’assurance des bâtiments et des équipements achevés ainsi que l’assurance de la responsabilité civile du syndicat.

La souscription d’une police d’assurance nécessite de fixer la natures des risques assurés et le montant des capitaux garantis. Il ne s’agit donc pas d’un simple acte d’administration ou d’exécution, mais plutôt d’un acte de disposition ou acte de propriété au sens de l’ Article 1988 C Civ

Le syndic, qu’il s’agisse du syndic provisoire ou du syndic désigné par l’AG, ne détenant qu’un mandat conçu en termes généraux, il ne peut, sans mandat exprès de son mandant, le syndicat des copropriétaires, mandat donné par son organe décisionnel, l’AG, souscrire de contrat d’assurance. Cela est rappelé par le décret du 19/3/2010 (annexe IV-1.), qui énonce au titre des missions ordinaires du syndic la souscription des polices d’assurance au nom du syndicat et avec l’accord préalable du syndicat.

Le syndic doit donc faire ratifier par la première AG la police d’assurance qui a été souscrite dès la livraison du premier lot. (En Pareil cas, en effet, l’accord préalable est impossible !)

Souscription des contrats de fournitures collectives

Le syndic provisoire, dès son entrée en fonction, souscrit les contrats de fournitures. Il s’agit essentiellement de la fourniture de l’eau froide et de la fourniture du courant électrique dans les parties communes. Il s’agit donc de la souscription des contrats avec la société de fermage des eaux et avec EDF.

Souscription des contrats de services collectifs

Il s’agit des contrats à souscrire avec les entreprises chargées du ménage dans les parties communes, de l’entretien des espaces verts, du gardiennage ou de toutes autres prestations d’entretien et de sécurité.

Ces contrats doivent être souscrits pour de courtes durées renouvelables.

Souscription des contrats de maintenance des équipements communs

Les contrats de maintenance des équipements communs ( le système de chauffage collectif ou de climatisation, les ascenseurs, les portes des garages, etc.) du fait de la garantie de parfait achèvement due par les constructeurs, ne sont pas à souscrire immédiatement, en tout cas pas avant la première AG.

Souscription des contrats d’exploitation des équipements communs

Certains équipements nécessitent un contrat d’exploitation, notamment les équipements collectifs de chauffages. Il est parfois indispensable de les souscrire avant la première AG. Il faut alors les souscrire pour une courte durée et hors maintenance.

Recrutement du personnel du syndicat

Quand le règlement de copropriété prévoit un poste de gardien ou de concierge logé, le syndic provisoire peut procéder à ce recrutement dès que l’immeuble est occupé. Il établit le contrat de travail. Le syndic provisoire peut également recruter des femmes de ménage ou des hommes d’entretien, dès lors que ces postes sont prévus au RC. Toutefois, il est préférable, si cela est possible, de ne procéder au recrutement du personnel du syndicat qu’après la réunion de la première AG et la désignation du CS dont l’avis consultatif est souvent utile.

Achat du petit matériel et équipement de base

Le syndic provisoire peut faire l’acquisition du petit matériel constituant l’équipement indispensable à l’entretien des bâtiments et des abords (tondeuse à gazon, containers, poubelles, outils divers, etc.).

Il fera également l’acquisition des équipements nécessaires à la sécurité des bâtiments (extincteurs, etc.) quand les contrats de vente ne prévoient pas que le promoteur les installe.

 

III) La réunion de la première AG

Le syndic provisoire est chargé, entre autre mission de préparer l’ordre du jour de la première AG et de la convoquer.

A- Date de réunion de la première AG et sa convocation

La première AG est convoquée au plus vite par le syndic provisoire

1- Date de réunion de la première AG

L’AG devant être réunie au moins une fois chaque année (art 7, D 17/3/67), on pourrait croire que le syndic provisoire dispose de toute l’année qui suit l’entrée en fonctionnement du syndicat pour réunir la première AG. Il n’en est rien car, compte tenu de l’importance de la première AG, notamment du vote du budget prévisionnel du premier exercice comptable, lequel commence le jour de sa réunion, il est vivement conseillé au syndic provisoire de la réunir au plus tôt.

La réunion peut avoir lieu dans les jours qui suivent la livraison du premier lot, sous réserve de respecter le délai de convocation, soit vingt un jours au moins ( art 9, D 17/3/67). Pratiquement la réunion de la première AG peut se tenir au cours du deuxième ou du troisième mois qui suit la livraison du premier lot.

Seul, en effet, le vote du budget prévisionnel permettant au syndic d’appeler des provisions, la première AG doit se réunir d’autant plus vite que la provision prévue au RC pour faire face aux charges de la période transitoire est peu importante, voire inexistante.

2- Les copropriétaires convoqués à la première AG

Tous les copropriétaires figurant dans la liste des copropriétaires doivent être convoqués, y compris les copropriétaires des lots transitoires (Cass 3ème chb civ, 30/6/98). Il est attribué autant de voix par copropriétaires que de quotes-parts de copropriété attachées à leurs lots. Si le promoteur détient encore la majorité des quotes-parts, le nombre de ses voix est ramené au total des voix dont dispose l’ensemble des autres copropriétaires. (Art 22, L 10/7/65)

 

B- Ordre du jour de la première AG :

C’est le syndic provisoire qui établit seul l’ordre du jour de la première AG puisqu’il n’existe pas encore de conseil syndical. Le promoteur qui, sans être nécessairement le copropriétaire principal, reste celui qui connaît le mieux l’immeuble peut lui faire des suggestions. Les copropriétaires acquéreurs ( et le promoteurs, quand il reste copropriétaire) peuvent également demander, dans les conditions de l’article 10 du décret du 17/3/1967, l’inscription de questions à l’ordre du jour, sous réserve de les notifier au syndic provisoire, au moins un mois avant la réunion ( ce qui est pratiquement impossible quand la première AG est très rapidement convoquée).

Outre l’élection de son bureau, l’ordre du jour de la première AG comporte au moins les 15 questions suivantes réparties selon les 6 catégories listées ci après,  développées dans le guide pratique rédigé par Jean Paul CASTA , Maître en droit, Administrateur de biens depuis 1973, formateur dispensant des cours tant au sein de la FNAIM que de l’UNIS,  intitulé: “Guide pratique de la mise en route d’une copropriété neuve après sa livraison

1 – Questions concernant la période transitoire

Ces points développés dans le guide précité sont les suivants:

Point N° 1 : La ratification du mandat du syndic provisoire

Point N° 2 : L’approbation des comptes de la période transitoire

2 – Questions concernant l’élection du syndic

Point N° 3 : La désignation du syndic ( Maj art 25)

3– Les questions concernant le conseil syndical

Point N° 4 : Les règles de fonctionnement du CS

Point N° 5 : La désignation du conseil syndical ( Maj art 25)

Point N° 6 : Le seuil de consultation du conseil syndical ( Maj art 25)

4 – Les questions concernant le premier exercice comptable

Point N° 7 : Date de clôture du premier exercice comptable et des suivants

Point N° 8 : Le vote du budget prévisionnel du premier exercice

Point N° 9 : La ratification de la police d’assurance.

Point N° 10 : Le seuil de mise en concurrence ( Maj art 25)

5 – Points concernant les exercices suivants

Point N° 11 : Vote du budget du deuxième exercice

Point N° 11 bis : Autorisation d’appeler la première et la deuxième provision du deuxième exercice sur la base du montant des provisions trimestrielles du premier exercice

6 – Points administratifs divers

Point N° 12 : La constitution des provisions spéciales de l’article 18, al 6 ( Maj art 25)

Point N° 13 : L’autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes; ( Maj art 25)

Point N° 14 : Horaires d’ouverture de la copropriété équipée d’un dispositif de fermeture total ( maj art 26)

 

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Crédit photo: Esprit Joinville/ Programme immobilier neuf à Joinville le Pont

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